ارتباطات و ژورنالیزم
فعالیت در گستره ارتباطات و روزنانه نگاریارتباطات و ژورنالیزم
فعالیت در گستره ارتباطات و روزنانه نگاریفن گزارش نویسی
فن گزارش نویسی
قسمت هشتم
طبقه‌بندی گزارش‌ها
گزارش‌ها بر حسب نوع و شکل کلی، به دو دسته یا طبقه تقسیم می‌شوند:
دسته اول – گزارش‌های رسمی کوتاه
دسته دوم – گزارش‌های رسمی بلند
فن گزارش نویسی
قسمت هشتم
طبقه‌بندی گزارش‌ها
گزارش‌ها بر حسب نوع و شکل کلی، به دو دسته یا طبقه تقسیم می‌شوند:
دسته اول – گزارش‌های رسمی کوتاه
دسته دوم – گزارش‌های رسمی بلند
الف) گزارش‌های رسمی کوتاه
گزارش رسمی کوتاه به گزارشی گفته می‌شود که معمولاً تا سه صفحه مرسوم اداری تهیه می‌شود و از سادگی برخوردار است و موضوع آن مسائل ساده اداری و روزمرّه است.
گزارش‌های رسمی کوتاه استاندارد شده و دارای روشی یکنواخت نیست و اگر در بعضی از سازمانهای اداری، برخی از این گزارش‌های توضیحی به ویژه گزارش‌های یک و دو صفحه‌ای به صورت فرم در آمده و استاندارد شده است، نباید همة گزارش‌های این دسته را از این نوع دانست.
در گزارش‌های یکنواخت و استاندارد شده، پرتوی از فکر و ابتکار نویسنده دیده نمی‌شود، بنابراین اگر در اینجا از گزارشی سخن می‌گوییم، مقصود گزارشی است که برخاسته از فکر و ابتکار نویسندة آن باشد و نیروی اندیشه وی در پروراندن مطالب گزارش سهمی بسزا داشته باشد.
نیک می‌دانیم که گزارش‌های دسته اول؛ یعنی گزارش‌های روزمرّه در شرایط مشکلی نوشته می‌شود و غالباً، فرصت فکر کردن کم است و بیشتر به دست کسانی تنظیم می‌شود که در این زمینه خوب کار نکرده‌اند و تجربه کافی ندارند. بنابراین لازم است در این مورد به کسانی که مسؤولیت تنظیم گزارش‌ها را بر عهده می‌گیرند، آموزش لازم داده شود و دورة کوتاه گزارش‌نویسی برایشان اجرا گردد.
در مورد این نوع گزارش‌ها توجه به نکات زیر ضروری است:
1- انتخاب عنوان (موضوع) به نحوی که گویای محتوای متن باشد.
2- آوردن مقدمه‌ای متناسب با متن (حداقل دو سطر) برای بدست آوردن سابقه و آماده ساختن ذهن خواننده.
3- استفاده از پاراگراف یا عناوین اصلی و فرعی به منظور طبقه‌بندی گزارش.
4- آوردن پیشنهاد یا نتیجه در پایان
5- ارائه یک درخواست و راه‌حل.
ب) گزارش‌های رسمی بلند
گزارش رسمی بلند به گزارشی گفته می‌شود که معمولاً بیش از سه صفحه بوده و در بعضی از موارد تا دهها صفحه ادامه می‌یابد. این نوع گزارش‌ها بیشتر به موضوعاتی علمی، پژوهشی، فرهنگی، اجتماعی، فنی و موارد مشابه مربوط می‌شود که اغلب از نظر زمان تهیه نیز طولانی است و در بعضی از موارد تهیه‌کنندگان آن بیش از یک نفر و گاهی یک گروه می‌باشند.
«یادمان باشد گزارش عملکرد امروز برای آینده‌گان، فرهنگ و تاریخ محسوب می‌شود و چه نیکو است تا مایه مباهات اعلام گردد.»
منابع:
فن گزارش‌نویسی: دکتر مهدی ماحوزی
گزارش‌نویسی و آئین نگارش: دکتر مهدی ماحوزی
گزارش‌نویسی: جمشید صداقت کیش
لغت‌نامه دهخدا: علامه دهخدا
نگارش برای مدیران و تصمیم‌گیران: ماریا و هلوکامب و جودیت ک. استین
دستور زبان فارسی: پرویز خانلری
فرهنگ نفیس: (ناظم الاطباء) پنج جلد با تلخیص
نشانه‌گذاری: محمد پژوه
بر سمند سخن: دکتر نادر وزین پور
