فن گزارش نویسی

فن گزارش نویسی

قسمت سوم
آراستن گزارش
آراستن یک گزارش برای تأکید بیشتر روی نکات مورد نظر و بنا کردن امکانات بصری که بحث شما را پشتیبانی کند از تکنیک‌های مهم گزارش‌نویسی است.
طراحی مناسب برای گزارش از طریق استفاده به جا از موارد زیر فراهم می‌آید:

فن گزارش نویسی

قسمت سوم
آراستن گزارش
آراستن یک گزارش برای تأکید بیشتر روی نکات مورد نظر و بنا کردن امکانات بصری که بحث شما را پشتیبانی کند از تکنیک‌های مهم گزارش‌نویسی است.
طراحی مناسب برای گزارش از طریق استفاده به جا از موارد زیر فراهم می‌آید:
- استفاده از دایره‌ها یا مربع‌های توپُرِ کوچک
- خط کشیدن زیر نوشته‌ها
- استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ
- عنوان‌بندی
- امکانات بصری مؤثر
- تأکید بر بعضی نتیجه‌گیری‌ها از مطالب
- نمایش و سازماندهی پایه‌های پیچیده
ابزار نگارش مثل دایره‌ها یا مربع‌های توپر، خط کشیدن زیر نوشته‌ها، استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ و عنوان‌بندی می‌تواند به تمرکز و توجه خواننده کمک کند. زیرا:
· نکات اصلی را تقویت می‌کنند.
· بر شکل‌گیری منطقی بحث تأکید می‌نماید.
· بخش‌های طولانی را تفکیک می‌کنند و نمایش یک صفحه را بهبود می‌بخشند.
استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ به عنوان یک ابزار بصریِ نگارش، می‌تواند به طور مؤثر در یک سری و مجموعه‌ای از عوامل استفاده شود.
کمک به خواننده برای دنبال کردن بحث:
عنوان‌بندی معقول و مناسب نوشته‌ها، به خواننده چارچوب بحث را نشان می‌دهد.
چون اغلب مدیران فقط عناوین را می‌خوانند، یک نویسنده خردمند از آن‌ها برای ساخت نکات اصلی گزارش خود استفاده می‌کند.
اگر سازمان شما روشی خاص برای عنوان‌بندی مشخص نمی‌کند، می‌توانید روش مخصوص به خود را با توجه به قواعد ذیل شکل دهید:
· هر عنوان یا زیرعنوان باید به طور معنی‌داری مطالبی را که دنبال می‌کند، توضیح دهد.
· هر عنوان باید به تنهایی و به خودی خود قابل درک باشد.
· در داخل هر بخش، عناوینی که دارای یک سطح از کلیّت است، باید ساختار همسنگ داشته باشد.
· عناوین باید قالب سازگار را دنبال کنند.
ساختن نکات بصری – جدول‌ها و نمودارها
نکات بصری – که در گزارش‌های مربوط به مدیریت عموماً نمودار نامیده می‌شود – بخشی ضروری در هر گزارش بلند و بسیاری از گزارش‌های کوتاه است. طراحی این نکات بخشی از وظیفه شما به عنوان یک گزارش‌نویس است.
خیلی از نویسندگان در زمینه مسائل مدیریت، جدول‌ها یا نمودارها را – که شامل دیاگرامها است – به عنوان بخشی از فرآیند حل مسأله مطرح می‌سازند. نویسندگان دریافته‌آند که این جدول‌ها و نمودارها در کشف روابط مهم و یا معنی‌دار بودن روندهایی که در غیر این صورت نادیده گرفته می‌شدند، به آنها کمک زیادی می‌کند.
گزارش‌نویسان با تجربه، قبل از نوشتن متن اولیه، نمودارهایی پیش‌نویس می‌کنند، حتی اگر از آنها به عنوان ابزار حل مسأله استفاده نکنند.
ساختن نمودارها و جدول‌ها در این مرحله به شما اجازه می‌دهد که نتیجه‌گیری را کنترل کنید. وقتی که با نمودار کار می‌کنید ممکن است ارتباطی که قسمتی از بحث خود را روی آن بنا کرده‌اید، کم رنگ شده، یا حتی غیرمعقول به نظر آید. برای مؤثرترین استفاده از نمودارها باید:
- آنها را با زیرکی و هوشیاری به کار بگیرید.
- فرم و شکل مناسب را انتخاب کنید.
- به خواننده بگویید که چرا نمودار مهمّ است.
- سادگی آن را حفظ نمایید.
- اطمینان حاصل کنید که نمودار به تنهایی گویاست ولی آن را به متن پیوند بزنید.
- کنترل کنید که نمودار، اشتباه راهنمایی نکند.
- محصول تکمیل شده را ارزیابی کنید.